تدارکات تأمین نیازمندیهای سازمان، از مواد و لوازم تا خدمات، در کمترین بهای ممکن با کیفیت مورد نظر ومناسب، به گونه‌ای که از هر نظر در راستای منافع سازمان باشد. [16]

مدیریت تدارکات پروژه:

مجموعه فرایندهای مورد نیاز جهت تأمین کالا وخدمات مورد نیاز از خارج سازمان اجرایی پروژه

می‌باشد ((PMBOK2008.

شناسایی ریسک:

فرایند شناسایی نظامند تمام رویدادهای ریسک متحمل که ممکن است بر پروژه تأثیر گذارند. [16]

ریسک: رویدادی نامطمئن یا موقعیتی که اگر اتفاق بیفتد، بر اهداف پروژه تأثیر مثبت یا منفی خواهد گذاشت ریسک دلیلی دارد در صورت اتفاق تجربه‌ای از آن حاصل خواهد شد (PMBOK2008)

مدیریت ریسک پروژه:

فعالیتیا کوشش در جهت پرداختن به ریسک تعریف می‌شود. [17]

 

 

ارزیابی ریسک:

فرآیندی است برای تعین اولویت‌ها در مدیریت ریسک، با مقایسه سطح ر یسک در مقابل استانداردهای از پیش تعیین شده، سطح ریسک هدف یا معیارهای دیگر بکار می‌رود. [17]

تعریف مفهومی و عملیاتی متغیرهای پژوهش

متغیر مشخصه یک عنصر، پدیده، موجود زنده و یا هر چیزی است که قابلیت تغییر داشته و می‌تواند مقادیر مختلفی را بپذیرد. در هر تحقیق متغیرهای خاص خواهیم داشت و نوع متغیر علیرغم مشابه بودن عنوان از یک مطالعه به مطالعه دیگر ممکن است متفاوت باشد. متغیرها براساس خصوصیات آنها به سه دسته اصلی متغیر کمی، متغیر کیفی و متغیر مرکب تقسیم می‌شوند. در تعریف متغیر به شکل مفهومی و عملیاتی ضرورت پیدا می‌کند تا مشخص شود که متغیر قابل انجام، دقیق، مشخص و قابل اندازه گیری باشد. [17]

 

 


 

 

 

 

فصل دوم

پیشینه تحقیق

 

 

 

 

 

2-1 مبانی نظری پژوهش

فعالیت های تأمین، تدارکات نقش مهمی در اجرای مناسب پروژه ها ایفا می نماید. از مهم ترین مزایای تقویت تدارکات پروژه می توان به کاهش هزینه ها، کاهش زمان اجرای پروژه و فرام آوری امکان تمرکز بر فعالیت های حساس و مرکزی پروژه، بهبود خدمات، افزایش اثر بخشی، کاهش هزینه های حمل و نقل و باز سازی زنجیره های تامین اشاره نمود و با تمام ارکان و بخش های پروژه در ارتباط بوده و هرگونه تغییری در آن به ایجاد تغییراتی مثبت یا منفی در روند اجرای پروژه منجر می گردد و بخش ریسک بالای پروژه هستند. برای جلوگیری از خسارات و تلفات ناشی از این ریسک ها، رویکرد سیستماتیک به مقوله مدیریت ریسک تدارکات ضروری به نظر می رسد. در این فصل از پژوهش نگاهی مختصر به تعریف پروژه و ویژگی های آن و سپس به تشریح فرایند های مدیریت تدارکات، مدیریت ریسک، مدیریت ریسک تدارکات و بررسی مطالعات انجام شده در این زمینه در پروژه های احداث می پردازیم.

2-2 تعاریف پروژه و ویژگی های آن

[1]PMIپروژه را این چنین معرفی می نماید:

مجموعه تلاش های موقتی برای تحقیق یک تعهد و یا ایجاد یک محصول یا ارئه خدمات مشخص، غیر تکراری و منحصر به فرد.

  • همچنین مطابق تعریف ISO 10006 پروژه « فرآیند یکتا و یگانه، شامل مجموعه ای از فعالیت های هماهنگ و کنترل شده با زمان شروع و خاتمه جهت نیل به هدف مشخص با نیاز مندی های معین با توجه به کحدودیت های زمان، هزینه و منافع،می باشد» (حق نویس، ساجدی؛1386).

با توجه به مطالب فوق هر پروژه ای باید در تعریف خود می بایست ویژگی های زیر را مد نظر قرار دهد:

(PMBOK 2008)

  • موقتی بودن پروژه(زمان شروع و پایان مشخص)
  • یکتایی پروژه ها(یکتایی در نتایج، تلاش ها، مدیریت و اهداف و…)
  • دستیابی به اهداف پروژه(ایجاد هماهنگی بهینه زمان، کیفیت، هزینه، یعنی معیار های عملکردی پروژه).

معیار های عملکردی پروژه در شکل 2-1 زیر نشان داده شده است.

شکل1-2 : معیار های عملکرد پروژه(حق نویس؛ ساجدی؛1386).

بطور کلی در مقایسه پروژه با سایر فرایند ها یا عمیات می توان به موارد زیر اشاره کرد(هشامی؛1389).

  • پروژه ها ماهیتا منحصر به فرد می باشند
  • پروژه ها مقیاس زمانی تعریف شده دارند
  • پروژه ها دارای بودجه تعریف شده می باشند
  • پروژه ها دارای منابع محدودی می باشند
  • پرروژه ها دارای تغییرات سودمند می باشند

2-2-1 تعریف مدیریت پروژه

PMI مدیریت پروژه را به صورت زیر تعریف می کند:

« به کار گیری دانش، مهارت ها، ابزار ها و تکنیک های لازم در اجرای فعالیت های پروژه به منظور تامین نیاز ها و انتظارات متولیان و ذی نفعان پروژه»

2-3 محدوده اصلی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه دارای 9 حوه اصلی می باشد. این 9 حوزه باید به هنگام اجرای مدیریت پروژه به مرحله اجرا در آمده و با سایر قسمت ها در تعامل باشد تا بتوان پروژه را با توجه به فاکتور های سه گانه زمان، کیفیت و هزینه به طور اثر بخش پیش برد(حق نویس؛ ساجدی؛1386). 9 حوزه اصلی مدیریت پروزه همراه با فعالیت های هر بخش در شکل2-2 ترسیم شده است(PMBOK 2008).

شکل 2-2 محدودیت های اصلی مدیریت پروژه با فرآیند آن ها(PMBOK 2008)

2-4 تعریف تدارکات

تأمین نیاز مندی های سازمان، از مواد لازم تا خدمات، در کمترین بهای ممکن با کیفیت مورد نظر و مناسب، ب گونه ای که از هر نظر در راستای منافع سازمان باشد(خیبریان سکینه؛1387).

2-5 مفهوم واژه های تدارکات، خرید و برون سپاری

اگر چه خرید تدارکات، غالبا به جای یکدیگر به کار برده می شوند ولی معمولا واژه تدارکات، مفهوم کلی تری از وازه خرید دارد. خرید عمل ساده ی  تغیر مالکیت و تصرف چیزی در برابر پرداخت وجه آن چیز گویند. تدارکات تامین نازمندی های سازمان، از مواد لازم تا خدمات، در کمترین بهای ممکن با کیفیت مورد نظر و مناسب، به گونه ای که از هر نظر در راستای منافع سازمان باشد.

تدارکات به معنی تأمین کالا و خدمات مورد نیاز سازمان از منابع خارج سازمان است. اصطلاح تدارکات عمدتا توسط شرکت های دولتی استفاده می شود، بسیاری از شرکت های خصوصی از اصطلاح خرید و متخصصین فناوری اطلاعات از اصطلاح برون سپاری استفاده می کنند.(Schwalbe،Kathy،2004).

2-6 انواع کلی تدارکات پروژه

تمام تدارکات پروژه یکسان ایجاد نمی شوند. بعضی از خرید ها بزرگ و برخی کوچک هستند. بعضی از آن ها پیچیده اند، در صورتی بیشتر آن ها معمولی هستند بعضی تدارکات ریسک بالایی دارند، در صورتی که بقیه فقط ریسک پایین داشته یا اصلا بدون ریسک هستند. بعضی تدارکات به تعهد دراز مدت و عمده از طرف خریدار و فروشنده نیاز دارند، درصورتی که کالاهای دیگر به سرعت آماده خرید در بازار های آزادف ازجمله خرید آن-لاین یا تجارت الکترونیکی هستند.

در یک دسته بندی کلی تدارکات پروژه را به سه دسته عمده و دو دسته رابطه ی ویژه تقسیم بندی می شوند(Fleming،Quentin W،2003).

  • تدارکات با پیچیدگی زیاد(ریسک بالا) مدیریت این نوع تدارکات در هر پروژه ای با بیشترین چالش مواجه خواهد بود. آن ها مطابق ماهیت شان ریسک بالایی را به امور فنی، هزینه ها و زمان بندی پروژه تحمیل می کنند.
  • تدارکات با پیچیدگی کم(ریسک کم)، این تدارکات ویژه ای اقلامی هستند که فروشنده ای معین چند نوع از آن هارا در اختیار دارد که با مشخصه های کامل همان فروشنده تعیین می شوند. این کالا ها به شکل موجودی انبار یا مونتاژ پس از دریافت سفارش، به صورت تجاری در دسترس هستند.
  • خرید های معمول کالاهای موجوددر انبار یا خدمات خریداری شده، این دسته از تدارکات در هیچ یک از دو دسته بالا قرار نمی گیرد و معمولا به صورت الام امادهدر انبار برای توزیع و یا خدمات روز مره در دسترس هستند.
  • تدارکات خاص: قابل اجرا تحت موافقت نامه های گروهی و راهبردی شرکت، این دسته از تدارکات پروژه دقیقا طبق پیمان حقوقی شرکت مهمی اجرا می شوند که معمولا با اسامی هم چون موافقت نامه های گروهی، اتحاد یا نظام نامه و غیره نامیده می شوند.
  • تدارکات خاص: دیگر اجزای پروژه های شرکت، کار میان بخشی؛ کار میان بخشی تدارکاتی که در یک شرکت بین واحد عملیاتی (پروژه) و واحد عملیاتی دیگر (سازمان اجرایی) انجام می شود. این تدارکا به خاطر وجود قابلیتی منحصر به فرد، در ردون سازمان که باعث عملکرد پروژه می شود.

در یک تقسیم بندی دیگر تدارکات به دو دسته تدارکات متمرکز و نامتمرکز تقسیم می شوند(Fleming،Quentin W،2003).

  • تدارکات متمرکز، یک شخص ستادی اختیار تدارکات را بر عهده دارد و یک خریدار را برای پشتیبانی از پروژه به کار می گیرد.
  • تدارکات نا متمرکز، مدیر پروژه مستقیما اختیار تنظیم پیمان با شرکتی دیگر برای چیزی بر عهده دارد.

2-7 تعاریف مدیریت تدارکات

  • مدیریت تدارکات پروژه شامل فرایند های خرید یا سرعت دست آوری محصولات،خدمات یا نتایج از خارج تیم پروژه برای انجام کار می شود. به بیان دیگر شامل فرایندهای مدیریت پروزه و کنترل تغییر رای اداره قرارداد ها یا خرید سفارشات توسط اعضای دارای اختیار تیم پروژه می باشد. همچنین مدیریت تدارکات پروژه شامل هرگونه امور قراردادی با سازمان خارجی(خریدار) که پروژه را از سازمان اجرایی(فروشنده) می خرد و ادره قوانین قراردادی تحمیل شده به تیم می باشد(موسویف قربانی کیا؛1388).
  • مدیریت تدارکات پروژه مجموعه فرایند های مورد نیاز جهت تأمین کالا و خدمات مورد نیاز از خارج سازمان اجرایی پروژه می باشد(PMBOK 2008).
  • مدیرت تدارکات را به عنوان “فرایند خرید خدمات یا محصولات جدید” تعریف می کند(موسوی، قربانی؛1388).

2-8 اهمیت مدیریت تدارکات پروژه

امروزه بسیاری سازمان ها به دلایل زیر به برون سپاری روی می آورند (Schwalbe،Kathy،2004):

1)کاهش هزینه های ثابت و جاری

2)تمرکز روی کسب و کار اصلی

3)دستیابی به آخرین و بالاترین سطح مهارت ها

4)انعطاف پذیری

2-9 فرآیندهای مدیریت تدارکات پروژه براساس استاندارد PMBOK 2008

رهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه، مدیریت تدارکات پروژه را به 4 فرآیند مجزا تقسیم می کند. در ادامه فرآیند مدیریت تدارکات بر اساس PMBOK 2008 تشریح می گردد.

2-10 برنامه ریزی تدارکات

برنامه ریزی تدارکات، فرایند مستند سازی تصمیمات مربوط به خرید پروژهف تعیین رویکرد و شناسایی فروشندگان بالقوه است. این فرایند نیازهای پروژه را شامل محصولات، خدمات یا نتایج، که خارج از سازمان پروژه، می توانند یا باید به بهترین شکل تامین شوند، در مقابل نیاز هایی که توسط تیم پرژه می توانند تامین شوند، شناسایی می کند.

فرایند برنامه ریزی تعیین کننده پشتیبانی خارجی، آن چیزی باید تآمین گردد، چگومگی تأمین، میزان مورد نیاز جهت تأمین و زمان را بر عهده دارد. زمانی که پروژه، محصولات، خدمات مورد نیار برای عملکرد پروژه را از خارج از سازمان اجرایی تآمین می کند، فرایند برنامه ریزی و تدارکات تا خاتمه تدارکات برای هر یک از اقلام مورد نیاز،اجرا می شوند.

2-11 ورودی های برنامه ریزی تدارکات

1-خط مبنای محدوده

خط مبنای محدوده به تشریح نیاز، توجیه، الزامات و حد و مرز های جاری می پردازد. این خط مبنا متشکل از اجزاء زیر است:

  • بیانیه محدوده: شامل محدوده محصول، شرح خدمت و نتیجه، لیست اقلام قابل تحویل، معیار های پذیرش، به همراه اطلاعات مهم در رابطه با مسائل فنی یا مواردی که می توانند بر تخمین هزینه اثر بگذارند، می باشد نمونه هایی از محدودیت های مورد نیازعبارتند از : تاریخ های تحویل، منابع ماهر در دسترس و سیاست های سازمانی.
  • ساختار شکست کار WBS

ساختار شکست کار ارتباط بین تمامی اجزای پروژه و تحویل شدنی های آن را فراهم می آورد.

  • دیکشنری WBS
  • دیکشنری WBS توضیحات دقیقی از کار که موجب شناسایی تحویل شدنی ها است ارائه می دهد؛ توصیفی از کار نیز درون هر یک از اجزای WBS که برای تحویل شدنی های مورد نیاز می باشدعرضه می شود.

2-مستندات الزاامات

مستندات الزامات، ممکن است شامل موارد زیر باشند:

  • اطلاعات مهم در رابطه با الزامات پروژه که در برنامه ریزی تدارکات مورد توجه قرار می گیرند.
  • الزامات مرتبط با مفاهیم حقوقی و قراردادی کخ ممکن است شامل سلامت، ایمنی، امنیت، عملکرد، بیمه، حقوق مالکیت معنوی، فرصت های کار برابر، گواهی نامه ها و مجوز ها شود و همگی در برنامه