کارگاه گزارشات تأخیر برنام از جانب کارگاه یا فروشندگان و پیگیری و کنترل خرید می باشند. حلقه بسته حاکی از آن است که مدول های اجرایی نه تنها بخشی از کل سیستم بوده، بلکه بازخوردهای آنها موجب حفظ دائمی اعتبار برنامه ها می شود.
با توسعه طراحی سربرنامه تولید(به گونه ای که با کلیه برنامه های کلان مرتبط گشته) و نیز با پشتیبانی برنامه ریزی تجاری از نظر مالی، و بالاخره با افزودن برخی مشخصه های مالی به MRP حلقه بسته(بطوری که خروجی هایی مانند گزارش تعهد خرید، بودجه ارسال و پیش بینی موجودی را بتوان بدست آورد)، سیستمی عینیت یافت که در حقیقت یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت کلیه منابع تولیدی بود. این MRP توسعه یافته، برنامه ریزی منابع تولیدی یا MRP II نام گرفت. در نتیجه سیستم MRP II ترکیبی از MRP حلقه بسته به علاوه اجزایی برای برنامه ریزی مالی و تجاری. سیستم های جدید MRP II قابلیت تحلیل وضعیت به صورت«چه می شود، اگر» را در حد گسترده ای فراهم می آورند. با این حال، بسیاری از اجزای اضافه شده در بسته های نرم افزاری MRP II در عمل بلااستفاده مانده اند.
یک سیستم مدیریت تولید مانند سیستم MRP II را می توان به عنوان یک جزیره مهم اتوماسیون درتولید، در نظر گرفت. شاهد این مدعا، یکپارچگی است که MRP II در عملیات مختلف تولیدی، از سیستم‌های مالی گرفته تا کف کارگاه،به وجود می اورد. با این وجود MRP II به عنوان یک جزیره اتوماسیون، تا رسیدن به یکپارچگی گسترده CIM کاستی‌های فراوانی دارد.
MRP-II شامل فعالیتهای خرید،برنامه ریزی ظرفیت و زمان بندی اصلی و نیز برنامه ریزی تولید و موجودی نیز می باشد.
بزرگترین مزیت MRP-II ، توانایی آن در کنترل کردن تمامی منابع تولیدی سازمان است. کمیانی IBM به عنوان اولین شرکتی که هم استفاده کننده و هم فروشنده MRP-II بود، نرم افزارهای MAPICS:
Manufacturing accounting Production information Control system
و COPICS:
Communications – oriented production and information control system
را ارائه نمود. هم IBM و هم دیگر شرکت های استفاده کننده از آن، گزارش دادند که توانسته اند به کمک MRP-II سطح موجودیهای خود را تا حد 65 درصد یا بیشتر کاهش دهند. با توجه به توانایی های MRP-II، هم اینک سئوال اصلی این است که آیا MRP-II قادر خواهد بود تا خود را با مفاهیم جدید در تولید نظیر هوش مصنوعی، انطباق دهد؟ و آیا این انطباق ها باعث نخواهند شد تا MRP-II به چیزی غیر از انچه که امروز هست تبدیل گردد؟
مطمئناً MRP-II باید تغییر نماید. و اصولاً می باید MRP-II را نه به صورت مستقل بلکه به عنوان بخشی از یک سیستم بزرگ تر یکپارچه کامپیوتری دید.از این دیدگاه، سه نکته مهم برای بررسی وجود خواهند داشت:
-1 تأثیرات نسل های جدید تکنولوژی
2 – یک فلسفه مدیریتی که نیازمند یکپارچگی بسیاری از زمینه های تولیدی است که در بهبود کل سیستم تولید نقش دارند و نه بخشهای مجزای آن به طور مستقل.
-3 شرایط و فشارهای سخت رقابتی جهت بهبو هر چه بیشتر کیفیت و کاهش هر چه بیشتر پیش زمان های تحویل.
3-1-مکانیسم MRP-II
حروف اختصاری MRP،در سه مفهوم متفاوت ولی وابسته به هم به کار برده می‌شوند. هر یک از این مفاهیم، درجه ای از میزان پیشرفت و تحول MRP را نشان می دهند.
1. MPRI، برنامه ریزی احتیاجات مواد
2. MRP با حلقه بسته
3. MRP-II برنامه ریزی منابع تولیدی.
شکل ذیل یک دیدگاه کلی از MRP,MRP-I با حلقه بسته و MRP-II را نشان می دهد MRPII اولین مرحله تکاملی در MRP بود. MRP-I که معمولاً به MRP مشهور است مقدار صحیح، تاریخ نیاز و برنامه ریزی زمانهای سفارشات برای تک تک زیر مجموعه ها، قطعات و مواد اولیه مورد نیاز تولید اقلام مطرح شده در لیست MPS را ارائه می دهد. پیش از MRP-I، کنترل زیر مجموعه ها و قطعات مورد استفاده در محصولات به توسط سیستم نقطه سفارش انجام می گیرد.
سیستمهای MRP اولیه در مقایسه با سیستمهای MRPII دارای محدودیتهای هستند که عبارتند از :
1 – به دلیل دستی بودن برنامه ریزی ، اجرای این سیستمها در مجتمعهای تولید بزرگ که محصولات زیادی را تولید می کنند وی ا ساختار محصولات پیچیده است و یا سیستمهای تولید چند مرحله ای است ، بسیار وقت گیر است و گاهی مشکلات زیادی را به همراه دارد
2 – برخی فرضیات غلط در مورد زمانهای تحویل و خرید که عموماً در خارج از سیستم MRP محاسبه می شوند مثلاً زمان خرید را مستقل از مقدار سفارش و به صورت ثابت در نظر می گیرند ، در حالی که حتی برای سفارشهای هم اندازه نیز گاهی زمان تحویل یک سال نمی باشند .
3 ) سیستمهای MRP اولیه برای کارکنان از نوع غیر قابل اجتناب بوده بنابراین سطوح کارخانه را کنترل نمی کنند . لذا کسانی که کنترل سطوح کارخانه بر عهده آنان است باید علاوه بر فراهم کردن به موقع اطلاعات صحیح برای افراد زیربط ، شغلها و انگیزه های لازم را نیز برای آنها فراهم کنند تا بتوانند برنامه ریزی ها را اجرا کنند و سطوح موجودی را به حد معقول برسانند .
در سیستمهای MRPII سیستم MRP کامپیوتری جهت انجام برنامه ریزی مورد استفاده قرار می گیرد و جهت کنترل اجرای برنامه ها و مطابقت به برنامه های تولیدی با پیش بینی تقاضا و سفارشها دریافت شده توسط بخش بازاریابی ، یک حلقه اطلاعاتی بین بخشهای بازاریابی خرید و کنترل سطوح کارگاهی و برنامه ریزی ظرفیت ایجاد می کند . از این جهت سیستمهای MRP فوق MRP مدار بسته نیز می گویند در هنگام برنامه ریزی احتیاجات و احتیاجات تولیدی برای هر یک از مراحل تولید ، کلیه احتیاجات بر حسب واحد پولی محاسبه می شوند در این صورت برای هر یک از محصولات می توان موجودی در دست ، احتیاجات خرید ،تخمین نیروی انسانی و بوجه های هر واحد را در طی افق برنامه ریزی بر حسب واحد پولی محاسبه کرد . بدین ترتیب کارکنان بخشهای مالی و تولیدی می توانند برنامه های خود را هماهنگ کنند ، به طور مشترک جهت تامین منابع لازم برای احتیاجات تولید محصولات نهائی تلاش نمایند ممکن است برنامه ریز تولید و مدیر بازار یابی جهت هماهنگی بیشتر به صورت هفتگی ملاقات و مشاهده نمایند تا ایجاد اصلاحات لازم را در برنامه های اصلی تولید را بر اساس سفارش هر یک از مشتریان مورد بررسی قراردهند . این تغییرات شامل تغییرات در اندازه سفارش ، حذف، تسریع ، یا به تعویق انداختن سفارشها نیز می شود .
در نهایت مدیران سطح بالای بخشهای تولید ، بازاریابی و مالی با همکاری یکدیگر می توانند ،احتیاجات مالی و استراتژیهای قیمت گزاری ، برنامه ریزی نمایند که سیستم MRPII نقش هماهنگ کننده و نیز تامین کننده اطلاعات را در این بین به عهده دارد . از آنجایکه MRPII کامپیوتری است مدیران میتوانند از قابلیتهای شبیه سازی آن برای تحلیل حساسیت اجرای تصمیمات خود استفاده کنند . برای مثال اگر پیش بینی های فروش بخش بازار یابی با ظرفیتهای موجود ، قابل دستیابی نباشد می توان استفاده از برنامه ها ی اضافه کاری ، شیفتهای اضافی ، مقاطعه کاری ، را مورد بررسی قرارداد وجهت حداکثر کردن سود تصمیم گیری نمود .
سیستم MRPII علاوه بر بخشهای بازار یابی ، خرید کنترل کارگاهی و برنامه ریزی احتیاجات ظرفیتی ، با سایر بخشهای کارخانه از قبیل حسابداری ، در یافت سفارشها ، کنترل موجودی ، پرداخت حقوق دستمزد ، مهندسی و توزیع نیز در ارتباط است و اطلاعات مربوط به این بخشها نیز در بانکهای اطلاعاتی سیستم MRPII ذخیره و همچنین اطلاعات لازم در اختیار آنها قرار داده می شود . لذا گاهی اوقات این سیستم را به عنوان سیستم اطلاعاتی جامعی که کلیه اطلاعات مالی و اطلاعات مربوط به ساخت و تولید را در بانک اطلاعاتی واحد جمع آوری میکند و معرفی می کند و این به دلیل اطلاعات وسیعی است که از کلیه بخشهای تخصصی کارخانه در بانکهای اطلاعاتی سیستم MRPII ثبت می شود .
3-3- اصول و اهداف سیستم MRPII :
سیستم MRPII ممکن است برای دستیابی به اهداف زیر اجراء شود :
1 – تامین خدمات پشتیبانی جهت تصمیم برای تمام سطوح مدیریتی
2 – محاسبه خودکار جریان کار و جریان مواد
3 – عمل کردن بر اساس مفهوم حلقه های اطلاعاتی بسته بین واحدهای کارخانه
4 – متمرکز کردن برنامه ریزی سیستم MRP به همراه فعالیت های پشتیبانی سطوح کارگاهی از قبیل کنترل ابزار و سیستمهای حمل و نقل مواد
5 -کنترل زمانهای جریان بر طبق زمان تحویل برنامه ریزی شده با استفاده از روشهای کنترل ورودی – خروجی .
برای دست یابی به مزایای فوق ، سیستم MRPII در سه سطح برنامه ریزی می شود این برنامه ریزی ها همگی بر اساس برنامه ریزی کلی و دراز مدت انجام می شود واقع بینانه است که محدودیتهای ظرفیتی ( پول ، اطلاعات فراگیری ـ افراد و نیروی انسانی ، ماشین آلات ، ابزار آلات ، … ) نیز مد نظر قرار دهند برنامه کلی تولید مشخص کننده موارد زیر است :
1 – برنامه ریزی کلی و دراز مدت تولید برا اساس خانواده محصولات
2 – برنامه ریزی احتیاجات منابع
3 – تامین موجودی اطمینان و اندازه سفارش در هر بار سفارش دهی
4 – زمانهای تحویل تولیدی
3-4- MRPمدار بسته در سیستمهای MRPII
به سیستمهای MRP سیستمهای ظرفیت بی نهایت نیز می گویند زیرا در این سیستمهای فرض می شود که منابع و ظرفیتهای برای اجراء برنامه در دسترس خواهد بود و بر اساس
این فرض برنامه ریزی را انجام می دهند . سیستم MRP به کار گرفته شده در سیستم MRPII از انواع مدار بسته است . بدین معنی که پس از تهیه برنامه زمانبندی تولید توسط سیستم MRP این برنامه در بخش دیگری از سیستم MRPII با نام برنامه ریزی احتیاجات ظرفیتی ( CRP ) از دیدگاه منابع و ظرفیتهای در دسترس بوده و بررسی و قابل اجرا بودن آن مورد تحلیل قرار می گیرد اگر منابع و ظرفیتهای در دسترس بیش از منابع و ظرفیتهای لازم برای اجرای برنامه فوق باشد برنامه قابل اجرا تشخیص داده می شود ، در غیر این صورت باید در برنامه زمانبندی فوق اصلاحاتی ایجاد شود . استفاده از تکنولوژی کامپیوتری امکان ایجاد سریع برنامه های جدید و ارزیابی آنها را به مدیران می دهد .
پس از اینکه برنامه زمانبندی تولید قابل اجرا به دست آمد ، این برنامه به بخشهای خرید و سطوح کارگاهی ابلاغ می شود واحد خرید برای خریداری سر موقع قطعات برنامه ریزی می کنند و اطلاعات مربوط به زمان دریافت قطعات را وارد بانکهای اطلاعاتی MRPII می نماید . بدین ترتیب سیستم MRPII فرمان دریافت قطعات و مواد فوق با در نظر گرفتن زمانهای تحویل خرید محاسبه و دریافت این مواد و قطعات را بانکهای اطلاعاتی خود برنامه ریزی می کند پس از ابلاغ برنامه به بخش پی گیری و کنترل سطوح کارگاهی MRPII جهت ساخت قطعات و محصولات در زمان تعیین شده ، برنامه های تفضیلی برای چگونگی تخصیص کارها مرکز کاری تهیه می شود و برای هر یک از مراکز کاری لیست پی گیری روزانه شامل عملیاتی که در هر روز در مراکز کاری موردنظر باید صورت بگیرد تهیه می نماید .
در راستای اینکار بر طبق ترتیب و توالی عملیات جهت ساخت قطعه ، عملیات مختلف به مراکز کاری مناسب واگذار می شود لیست پی گیری روزانه شامل عملیاتی که در هر روز مراکز کاری موردنظر باید صورت بگیرد تهیه می نماید در راستای اینکار بر طبق ترتیب و توالی عملیات لازم جهت ساخت قطعه ، عملیات مختلف مراکز کاری مناسب واگذار می شود . لیست پی گیری بر اساس زمانهای عملیات و نیز موعد تحویل هر یک از قطعات تهیه می شود که در بر گیرنده ترتیب و توالی عملیاتی است که در هر مرکز کاری باید صورت بگیرد . سپس لیست فوق بر حسب تاریخ مرتب و به سرپرستان و یا ناظر ستون ابلاغ می شود ولی در این زمان عملاً می تواند اجرای عملیات مختلف را آغاز نماید . به طور همزمان سیستم MRPII با مد نظر قرار دادن زمانهای تحویل تولید ، موعد تحویل قطعات ساختنی را نیز در بانکهای خود برنامه ریزی می نماید بدین ترتیب MRPII قادر خواهد بود که کنترل عملیات واگذار شده به کارگاهها و یا بخش خرید را به دست بگیرید .
برای اجرای عملی عملیات ، حداکثر کردن بهره برداری از ماشین آلات ، زمان اضافی در